Você já parou para pensar como um único clique pode mudar o rumo dos dados da sua empresa? Em um ambiente onde tudo depende da tecnologia, confiar apenas na segurança padrão do SharePoint pode ser arriscado. É verdade, até para organizações experientes como a Altcom, saber identificar e lidar com riscos é uma das bases para anos de credibilidade no atendimento e suporte de TI.
Um documento perdido pode ser só um início.
Neste artigo, vou mostrar os 7 riscos mais comuns de ficar sem um backup dedicado no SharePoint. E, aos poucos, você vai entender porque quem ignora essas ameaças está, na verdade, convidando problemas bem maiores para dentro da própria estrutura.
Por que SharePoint virou protagonista nos escritórios
SharePoint é parte do pacote Microsoft 365, e foi criado para centralizar arquivos, colaborar melhor e economizar tempo. O crescimento do uso do SharePoint e Teams na colaboração de equipes mudou até a dinâmica de reuniões. A promessa? Que todo documento fique guardado, fácil de acessar, e sincronizado com qualquer pessoa do time.
Só que, na correria diária, muita gente acredita que está tudo seguro só porque o SharePoint é da Microsoft. Mas… grande parte das perdas de dados acontece por motivo humano, e não por falhas técnicas da plataforma. E, sem um backup externo, muitas dessas perdas são para sempre.
O cenário brasileiro: confiando demais na sorte
Há poucos anos, a ESET mostrou que 63% dos usuários nunca se informaram sobre boas práticas de backup, e 55% já perderam dados porque não faziam um backup decente (pesquisa de hábitos de backup).
O mais surpreendente? 76% dos documentos do Microsoft 365 sequer entram em algum backup externo. Isso coloca as empresas em uma zona cinzenta, em que exclusões acidentais facilmente levam documentos para um lugar de onde não voltam. Esse dado foi revelado pela CLM Tecnologia & Relacionamento.
A Altcom, que atua com consultoria em gestão, suporte e segurança da informação, já lidou com inúmeros casos em que a ausência de backup atrapalhou a continuidade dos negócios. Cursos rápidos de recuperação de arquivos podem até ajudar, mas a dor de cabeça e o estresse de um incidente nunca são pequenos.
7 riscos ao ignorar backup no SharePoint
1. Exclusão acidental: basta um deslize
A exclusão acidental é bem mais comum do que se imagina. Às vezes, começa com um usuário distraído deletando uma pasta errada. Outras vezes, uma limpeza rotineira coronavírus no drive e… sumiu metade dos relatórios do mês!
Tudo que é excluído sem backup pode ser definitivo.
- Documentos podem ser removidos sem aviso.
- Usuários com permissões além do necessário aumentam as chances da perda.
- Sem backup, resta torcer pela sorte e pedir suporte para reverter.
Relatórios como os da Altcom sobre segurança de dados e a Mindtek apontam que, sem backup, o risco é perder dados valiosos — e comprometer até a imagem da empresa diante dos clientes.
2. Falhas humanas: ninguém é perfeito, nem os especialistas
Mesmo profissionais experientes pisam na bola. A pressa, a sobrecarga ou falta de configuração adequada colaboram para que arquivos sejam esquecidos, sobrescritos ou simplesmente retirados do ar. Um backup bem gerenciado cobre esses lapsos humanos.
- Arquivos duplicados levam à confusão e decisões erradas.
- Trocas de pastas sem controle dificultam a localização depois.
- Atualizações automáticas sem teste podem romper versões importantes.
A Altcom, no papel de consultoria parceira de longas datas de diversos clientes, já notou que, muitas vezes, o erro humano é subestimado nas estratégias de TI. Quem nunca passou um aperto tentando achar aquele contrato digital que sumiu do nada?
3. Erros de sincronização: o que está na nuvem pode não ser o último arquivo
A sincronização automática do SharePoint pode dar pau — principalmente se a internet oscilar ou se o aplicativo trava. Pode acontecer também de salvar um arquivo velho, e por acidente, ele sobrescrever o arquivo correto na nuvem, levando à famosa versão errada.
Nem sempre o arquivo na nuvem é o mais atualizado.
- Arquivos atualizados fora de sincronia desaparecem das equipes.
- Perdas de conexão interrompem carregamentos, gerando versões conflitantes.
- A restauração de versões anteriores nem sempre é possível sem backup externo.
4. Ataques internos e sabotagens: rara, mas acontece
É um tema desconfortável, mas equipes de segurança da informação, como a da Altcom, sabem: às vezes o perigo está dentro de casa. Colaboradores insatisfeitos podem deletar ou corromper documentos críticos por vingança.
Sem política clara de backup e camada extra de proteção, pode não haver como rastrear tudo o que foi apagado ou manipulado. E o susto, quando chega, é daqueles que ninguém esquece.
5. Conformidade e auditoria: e se alguém pedir a prova daquele dado?
Empresas em setores regulados precisam provar, em caso de auditoria, que certos dados existem e podem ser recuperados em qualquer momento. Sem backup, os riscos são multas pesadas, processos judiciais e até bloqueios de operação.
- Leis como LGPD ou normas do setor exigem firmação do histórico de certos dados.
- Compartilhamento de arquivos sem backup expõe dados sensíveis por acidente.
- Recuperação dos dados pode ser impossível sem registro externo.
Na Altcom é comum encontrar empresas que só descobrem essa necessidade quando já é tarde. Por isso, defender uma política de backup sólido é, paradoxalmente, menos um gesto de defesa, e mais uma forma de dar tranquilidade a quem confia nos seus serviços há anos.
O que fazer para não passar por esses riscos?
Algumas etapas podem ser tomadas já, com mudanças de cultura e técnica:
- Estabelecer uma política escrita para backup e restauração de dados.
- Automatizar backups regulares fora da plataforma do SharePoint, com armazenamento seguro.
- Manter um cronograma de verificação da integridade dos backups, para ter certeza do acesso quando precisar.
- Teste rotineiramente o processo de restauração — recuperar do backup deve ser mais do que uma promessa.
- Treinar equipes sobre boas práticas e responsabilidades na manipulação de arquivos.
Ficou em dúvida se é melhor backup local ou na nuvem? O guia completo sobre migração para nuvem da Altcom pode ajudar a decidir o que fazer — e, principalmente, como evitar pegadinhas no processo.
A Mindtek adverte que a ausência de backup pode custar financeiramente e corroer a confiança dos clientes. E, como destaca o SPS Group, implementar política de backup robusta não é luxo, é uma camada real de tranquilidade.
Como a Altcom pode ajudar
Há duas décadas no mercado de tecnologia para empresas, a Altcom entende que a prevenção salva mais do que remediação — principalmente quando falamos de backup e gestão de documentos críticos do SharePoint. Nossas soluções cobrem desde suporte técnico a estratégias completas de gestão, passando por planos sob medida onde a segurança de dados não é negociável, e sim regra.
A confiança só existe quando você tem controle — e backup é controle.
Talvez ainda reste alguma dúvida: será que o investimento em backup é mesmo necessário? Diversos relatos mostram que o prejuízo em casos de perda de dados, por mais controlada que seja a situação, é sempre maior do que qualquer custo preventivo. A Altcom valoriza uma relação duradoura e transparente, onde todo cliente sente o valor em cada processo, inclusive naqueles que só aparecem em emergências.
Pense nisso: ignorar backup é ignorar a própria história digital da sua empresa. Não espere o acaso cuidar do que é importante. Conheça as soluções da Altcom e veja como podemos proteger o ciclo inteiro dos seus dados, do backup à restauração. Fale conosco — segurança, estabilidade e confiança são parte do nosso compromisso há 20 anos.
Conclusão
Ao longo deste artigo, vimos como ignorar o backup dos arquivos no SharePoint pode colocar negócios, reputação e até a sobrevivência da empresa em risco. Desde exclusões acidentais a ataques maliciosos, todos são eventos possíveis. O backup é um investimento em previsibilidade, tranquilidade e respeito pela confiança de quem depende dos seus serviços. E é isso que a Altcom constrói diariamente: relações sólidas, proteção real e um compromisso com a continuidade das empresas.
Não arrisque o futuro dos seus dados. Procure a Altcom e descubra como uma simples medida pode mudar toda a história do seu negócio.
Perguntas frequentes
O que é backup no SharePoint?
Backup no SharePoint é o processo de criar cópias seguras dos documentos e arquivos armazenados na plataforma, para que possam ser recuperados em caso de exclusão acidental, falhas, ataques cibernéticos ou outros incidentes. Normalmente, faz-se um backup externo ao SharePoint, pois a plataforma possui mecanismos limitados de restauração. Esse cuidado garante que, se um arquivo importante sumir, seja possível restaurá-lo no menor tempo possível.
Como fazer backup dos documentos?
Existem várias maneiras de realizar o backup dos documentos do SharePoint. Uma delas é utilizar ferramentas de terceiros, que agendam e automatizam o processo, criando cópias de segurança em local separado. Outra opção é baixar periodicamente os arquivos manualmente, mas isso não é prático nem seguro para grandes volumes. Automatizar o backup, conforme recomenda a Mindtek, é a solução mais segura, pois reduz o risco de falhas humanas.
Quais são os riscos de não fazer backup?
Não ter backup expõe a empresa a vários riscos: perda permanente de documentos, interrupção de operações, prejuízo financeiro, danos à reputação, processos judiciais e não conformidade com normas. Além disso, aumenta o impacto de ataques cibernéticos e falhas humanas. Até dados armazenados na nuvem podem se perder. Estudos como os levantamentos da CLM Tecnologia & Relacionamento mostram que a maioria não imagina o impacto até sofrer uma perda.
Vale a pena investir em backup?
Sim, vale. O custo de recuperar dados perdidos é, geralmente, muito superior ao valor investido em backup. Além disso, quem mantém política de backup tem mais tranquilidade e credibilidade junto a clientes e órgãos de fiscalização. O investimento previne perdas financeiras e garante continuidade operacional, como destaca o SPS Group. Em resumo: backup não é gasto, é proteção de patrimônio digital.
Como recuperar arquivos excluídos no SharePoint?
O SharePoint possui uma Lixeira, onde arquivos excluídos podem ser restaurados por um tempo limitado. No entanto, se esse prazo for superado ou a exclusão for permanente, apenas um backup externo permite a recuperação dos dados. Por isso, manter cópias regulares e bem organizadas fora da plataforma é indispensável para garantir a chance de recuperação total, como recomenda a Altcom e diversas consultorias em TI.
