E-mails são quase como a porta da frente da sua empresa. Com eles, tendências se confirmam, contratos ganham forma, fornecedores fecham negócios e clientes encontram atendimento. Mas, junto com tudo isso, vêm ameaças que crescem a cada ano. Este artigo vai falar sobre riscos, cuidados e práticas de segurança para equipes de contabilidade, indústrias, RH, comércio e prestadores de serviços — áreas onde o e-mail é ferramenta diária e, infelizmente, também uma brecha fácil para crimes digitais.
O e-mail corporativo pode ser um convite ao perigo, ou seu melhor escudo.
Prevenir incidentes começa com informação. Com exemplos reais, recomendações atualizadas e as experiências da equipe da Altcom, buscamos esclarecer onde mora o risco, como identificar ameaças e, principalmente, como fortalecer o elo humano nesta corrente.
O cenário atual e os riscos mais comuns
Pouca gente para pra pensar. O simples ato de abrir um anexo já provocou crises em grandes empresas. Não é sorte, é prevenção que reduz essas falhas. Relatórios apontam que a Microsoft Threat Intelligence identificou uma média de 156.000 ataques diários de comprometimento de e-mails entre 2022 e 2023. E mais: em quatro anos, o crescimento desses ataques passou dos 38%. Números altos, mas nem sempre distantes da nossa realidade.
Setores como contabilidade e recursos humanos lidam diariamente com dados sensíveis. Isso sem falar no comércio e na indústria, que centralizam pedidos e contratos pelo e-mail. Prestadores de serviço, ao confiar na praticidade, acabam arriscando sigilo sem perceber.
- Phishing: E-mails aparentemente confiáveis, pedindo cliques ou dados sigilosos. Muitas vezes imitam bancos, fornecedores, ou até colegas de trabalho.
- Malware em anexo: Basta baixar um documento ou abrir uma planilha contaminada para o vírus se espalhar pela rede da empresa.
- Business Email Compromise (BEC): Golpistas assumem identidades para fraudar transferências ou coletar informações estratégicas.
Segundo o relatório da Verizon de 2019, 94% dos casos de malware dependem de e-mails maliciosos e os ataques BEC causaram perdas de 1,8 bilhões de dólares em 2020, segundo o FBI. Os riscos não estão “só lá fora”. Eles entram pela caixa de entrada de qualquer um.
Como identificar ameaças no e-mail
Não é preciso ser um expert. Detalhes e um pouco de desconfiança já evitam boa parte dos ataques.
- Olhe o remetente: Nomes estranhos, domínios parecidos com o original, mas com pequenas diferenças.
- Linguagem: Urgência exagerada, erros de ortografia, frases que pedem pressa.
- Anexos que não faziam parte da conversa original: Especialmente arquivos .exe, .js, ou compactados (.zip, .rar).
- Links estranhos: Passe o mouse por cima antes de clicar. Se não corresponde ao endereço informado, melhor não arriscar.
Desconfiar é sinal de experiência, não de paranoia.
Nessa rotina, a equipe precisa sentir confiança para relatar qualquer e-mail suspeito. Muitas empresas erram ao julgar colaboradores após um incidente, o que inibe a comunicação. A Altcom já viu muito caso que teria sido evitado com parceria e atenção aos detalhes.
O papel de senhas fortes e autenticação em duas etapas
Senhas ainda são a primeira barreira para proteger contas. E muitos insistem em “123456” ou “empresa2024”. O resultado? Vulnerabilidade.
De acordo com especialistas do setor, o ideal é variar letras maiúsculas e minúsculas, números e caracteres especiais, sempre com pelo menos 6 dígitos. Um exemplo poderia ser: R3c!b0s*25.
- Evite dados óbvios: Nada de nome da empresa, datas de nascimento, ou sequência numérica simples.
- Troque com frequência: Mudanças periódicas dificultam o trabalho dos invasores.
- Jamais compartilhe: Senha é pessoal, ponto final.
Mais recentemente, a HSC Labs sugere fortemente que todos usem autenticação multifator (MFA) em contas corporativas. Com dois (ou mais) tipos de verificação — senha + código no celular, por exemplo —, mesmo que uma informação seja roubada, o acesso indevido se torna improvável.
Além disso, a recomendação da Serasa é cadastrar um número de celular e e-mail alternativo para, caso haja perda ou bloqueio, o acesso seja recuperado sem traumas.
Uma senha forte hoje evita longas noites no futuro.
O perigo do compartilhamento de informações sensíveis
Já vi muitos acharem que, por estar “tudo dentro do escritório”, não há tanto risco em encaminhar dados de clientes, contratos, CPF, CNPJ ou planilhas de folha de pagamento como anexo. Em empresas de RH, isso é ainda mais delicado. O mesmo vale para setores contábeis e industriais que trocam listas de preços, laudos e estratégias.
Falar em LGPD não é só moda. A publicação sobre LGPD traz impactos práticos e enormes para quem lida com dados de terceiros. Um simples e-mail com anexo errado pode gerar multas e destruir reputações.
- Evite enviar dados sigilosos por e-mail. Sempre que possível, use sistemas próprios, pastas compartilhadas com permissão, ou criptografia de ponta a ponta.
- Se for inevitável, proteja o arquivo anexado com senha diferente da utilizada na conta do e-mail e envie a senha por canal seguro (telefone, aplicativo de mensagens oficial, etc).
- Conferir o destinatário antes de clicar em “Enviar”. Pequenos descuidos aqui já causaram grandes dores de cabeça.
A importância do treinamento dos funcionários
Algumas equipes recebem orientação uma vez ao ano – quando recebem, aliás. Mas o risco evolui. O atacante não tira férias. Treinar, reciclar e criar canais de comunicação fáceis é o jeito mais direto de evitar erros bobos que custam caro.
O método da Altcom sempre apostou em visitas de acompanhamento e conversas abertas, com escuta ativa da equipe e ferramentas de gestão proativa e preventiva. Isso faz diferença: o colaborador sente segurança em perguntar, aceita aprender (e reaprender) novos cuidados e compartilha aprendizados.
- Realize simulações de phishing: Testes controlados mostram pontos fracos sem causar danos reais.
- Tenha um canal de denúncia claro: Qualquer mensagem suspeita deve ser relatada, sem temor de punição.
A rotina do “sempre foi assim” é a brecha do amanhã.
Atualização de softwares e soluções de segurança
Softwares desatualizados são convites abertos para invasores. Sistemas de e-mail, navegadores, antivírus e complementos precisam estar sempre em dia. Falhas conhecidas só deixam de ser ameaça quando corrigidas.
Na dúvida sobre que antivírus usar? Vale conferir o guia completo sobre como escolher antivírus empresarial. Lembre também que nem toda atualização é automática. Muitas empresas esquecem essa etapa, criando vantagens para quem quer roubar informações, especialmente em ambientes industriais ou de comércio, onde há menos controle centralizado.
Para empresas de qualquer porte, é bom contar com parceiros que acompanham de perto. Artigos como funções e importância do suporte de TI explicam como esse olhar externo pode ser o diferencial na prevenção de incidentes.
Eventos de segurança: aprendendo com descuidos reais
Um caso de 2023 marcou muito. Uma empresa de prestação de serviços recebeu um e-mail, supostamente do setor financeiro de um parceiro industrial, solicitando o pagamento de uma fatura urgente. O template visual era perfeito, apenas um caractere invertido no domínio do e-mail entregava o golpe. O colaborador, pressionado pelo tempo, efetuou o pagamento. Resultado: prejuízo. Outro caso envolveu um escritório contábil que compartilhava frequentemente folhas de pagamento por e-mail. Um acesso não autorizado ao e-mail de um dos sócios expôs dados pessoais de vários clientes, o que desencadeou, inclusive, notificações oficiais de órgãos de proteção de dados – e uma multa significativa. Existe, ainda, o caso de um setor de RH que, ao receber um currículo com arquivo executável anexo, acabou comprometendo o sistema inteiro com um ransomware. O backup estava desatualizado e a empresa teve de parar por dois dias, além do prejuízo reputacional.
Em todos esses cenários, faltaram pequenas barreiras – senha forte, verificação dupla, um olhar mais atento, atualização de software, treinamento, aviso à equipe. Nós da Altcom acreditamos que prevenção ativa e proximidade com a operação diminui muito esses riscos e cria um ciclo de melhoria constante.
Cuidados simples salvam grandes negócios.
Testando vulnerabilidades e reforçando proteção
Empresas que buscam proteção extra podem ouvir falar sobre o chamado “Teste de Penetração” ou pentest. De forma resumida, especialistas tentam invadir seus sistemas para encontrar onde está a fraqueza antes que um criminoso descubra. No conteúdo sobre pentest e benefícios para empresas, há detalhes sobre como funciona na prática.
Para setores como indústria, contabilidade e RH, essa prova de fogo revela onde investir tempo e recursos antes de acontecer o pior.
Conclusão: segurança de e-mail nunca é só tecnologia
No fim, proteger o e-mail corporativo é sobre atenção e cultura. Ferramentas ajudam muito – antivírus, filtros inteligentes, MFA – mas gente bem treinada, protocolos claros e um ambiente onde todos sabem da responsabilidade fazem toda a diferença. Cada cuidado diminui o risco de grandes prejuízos e preserva a confiança dos clientes.
Quer transformar a tecnologia da sua empresa em aliada? Conheça as soluções em gestão e suporte oferecidas pela Altcom, baseadas em proximidade, prevenção e segurança real. Fale com nossos especialistas e traga mais estabilidade e calma para sua rotina.
Perguntas frequentes sobre segurança no e-mail empresarial
O que é segurança em e-mails empresariais?
Segurança em e-mails empresariais significa proteger as comunicações e informações trocadas por esse canal contra acessos não autorizados, golpes, malware e roubos de dados. Envolve o uso de senhas fortes, autenticação em duas etapas, atualização de sistemas, cuidados ao clicar em links e abrir anexos, e principalmente treinamento constante das equipes que lidam com dados confidenciais no dia a dia.
Como evitar phishing nos e-mails da empresa?
Para evitar phishing, é preciso redobrar a desconfiança com mensagens que pedem ações rápidas, links desconhecidos ou solicitam dados sigilosos. Sempre confira o endereço do remetente, evite clicar em links direto do e-mail (prefira digitar o site oficial no navegador), nunca forneça senhas ou dados pessoais por e-mail e, se estiver em dúvida, peça ajuda ao TI da empresa. Realizar treinamentos periódicos, simulações de golpes e criar um canal para reporte de mensagens suspeitas são medidas que ajudam a reduzir este risco no ambiente empresarial.
Quais são as melhores práticas de senha?
Senhas devem misturar letras maiúsculas, minúsculas, números e símbolos, sempre com pelo menos 6 caracteres. Evite usar dados pessoais, datas, ou sequências fáceis de adivinhar. Troque as senhas regularmente e nunca compartilhe com outras pessoas. Para mais segurança, ative a autenticação em duas etapas (MFA) — assim, mesmo se alguém descobrir sua senha, ainda haverá uma barreira extra para acessar a conta.
Como identificar anexos suspeitos no e-mail?
Anexos suspeitos normalmente chegam de remetentes desconhecidos ou que simulam colegas, bancos e fornecedores. Fique atento a extensões pouco comuns (como .exe, .js, .bat, ou arquivos compactados), documentos que não eram esperados naquela conversa e mensagens que pressionam para abrir rapidamente. Antes de abrir qualquer arquivo, confirme a origem com o remetente por outros meios ou com o setor de TI.
Devo abrir links desconhecidos no e-mail?
Não. Evite ao máximo abrir links enviados por e-mail, principalmente quando não estava esperando por aquela mensagem ou se ela veio de um remetente desconhecido. Links podem esconder páginas falsas que roubam suas informações ou instalar programas maliciosos em seu computador. Se houver dúvida, digite manualmente o endereço do site oficial ou consulte o suporte técnico antes de qualquer ação.