Nenhuma empresa gosta de perder tempo e dinheiro. Menos ainda de deixar o cliente esperando aquela resposta vital, enquanto os processos internos travam ou, pior, a equipe de TI repara (de novo) um erro que parecia já resolvido. A realidade é que, em muitas empresas, alguns sintomas passam batidos — e a conta, cedo ou tarde, chega.
Se você está lendo este artigo, talvez suspeite que sua área de Tecnologia esteja patinando. Ou, quem sabe, só quer prevenir futuros tropeços. De qualquer forma, reconhecer cedo os sinais de baixa eficiência na operação de TI pode evitar dores de cabeça, gastos extras e até crises maiores. A Altcom tem visto isso de perto há 20 anos — e trouxe, neste artigo, os sintomas mais comuns e algumas maneiras práticas de agir sem precisar gastar rios de dinheiro.
Não ignore os primeiros sinais. Eles costumam falar alto.
O que (realmente) é baixa eficiência operacional em TI?
É mais simples do que parece. Significa que o setor consome muito esforço e recursos para entregar pouco resultado, seja em tempo, qualidade ou segurança. Isso pode ser visto nos detalhes do cotidiano, nos chamados de suporte que nunca diminuem ou mesmo naquele projeto que nunca rende frutos concretos.
Antes de detalhar cada alerta, vale lembrar que cada empresa tem sua própria cultura, processos e desafios. Mas há padrões que se repetem. E observar esses sinais é o primeiro passo para inverter esse quadro.
Os 8 principais sinais — olho aberto
1. Gargalos e atrasos recorrentes nos processos
Quem nunca passou por aquela situação em que uma simples troca de senha demora horas, ou quando a liberação de um recurso depende de múltiplas aprovações? O excesso de etapas, autorizações e controles manuais pode ser um dos maiores vilões. Segundo um estudo da Gartner, mais de 85% das empresas trabalham com diferentes softwares desconectados, o que cria lentidão entre as áreas e possibilidade de erros.
Documentos “sumindo” em meio a e-mails intermináveis.- Tarefas simples viram longas histórias.
- Devolutivas ficam pendentes porque um processo depende do outro.
Como identificar: Mesmo sem sistemas sofisticados, o dirigente pode cronometrar processos-chave algumas vezes ao mês. Se percebe variações grandes e atrasos frequentes, é sinal de que algo vai mal.
Impacto: Tempo perdido, maior chance de erros e clientes insatisfeitos.
Ação rápida: Revise rotinas burocráticas, converse com pessoas da ponta, mapeie os principais gargalos e estude a automação parcial de tarefas repetitivas. Estudos da Forrester Research mostram que integrar sistemas pode reduzir custos administrativos em 35% ao ano.
2. Downtime e indisponibilidade frequentes
Quando o sistema fica fora do ar, o prejuízo é duplo: paralisa a operação e desgasta a confiança interna e externa. Seja por instabilidade de servidores, redes sem manutenção ou falta de atualização, a empresa perde, minuto a minuto, a chance de entregar valor.
Empresas que monitoram ativamente o tempo de indisponibilidade conseguem agir preventivamente antes do prejuízo bater à porta. Num caso real, houve empresa que perdeu mais de 12 horas de operação por conta de um backup falho — e o dado era simples: ninguém controlava o uptime periodicamente.
Como identificar: Implante checklists de verificação diária/manual dos principais serviços críticos. Não tem ferramenta? Peça que cada equipe anote o tempo de sistema fora do ar em uma planilha.
Impacto: Perda de receita direta, desmotivação do time e atrasos em entregas.
Ação rápida: Estabeleça alertas básicos de disponibilidade e realize ao menos uma vez a cada 3 meses testes preventivos, principalmente em sistemas sensíveis. Aproveite para conhecer dicas sobre backup local ou na nuvem e reduza os riscos de indisponibilidade.
Um pequeno tempo fora do ar pode custar mais do que meses de rotina eficiente.
3. Excesso de chamados de suporte repetidos
Se a TI passa mais tempo apagando incêndios do que resolvendo problemas estruturais, algo está errado. Chamados recorrentes com os mesmos temas — impressora, acesso negado, lentidão — sinalizam que o problema não foi resolvido de fato.
Veja um caso clássico: a equipe implementa uma correção, mas não padroniza o processo. Resultado? O mesmo erro reaparece com outros usuários. E a fila de chamados só cresce. Segundo análises do setor (favu.io), falta de padronização e processos mal documentados estão entre as principais causas de retrabalho e baixa entrega.
Como identificar: Analise mês a mês a lista de chamados. Os temas se repetem? Quais tópicos aparecem mais de uma vez?
Impacto: Perda de tempo, retrabalho e má avaliação dos usuários internos.
Ação rápida: Foque em padronização de processos e treinamento. Explique visualmente com passo a passo simples nos canais internos. Acesse também nossas dicas para manutenção de computadores, pois pequenas práticas previnem volumes altos de suporte.
4. Alto índice de retrabalho e duplicidade de esforços
Retrabalho é sinônimo de desperdício. Quando uma mesma tarefa precisa ser refeita por erro inicial ou falta de alinhamento, tempo e moral vão embora. E, na maior parte das vezes, bastava uma comunicação mais direta ou um processo aprovado e registrado.
- Usuários preenchem dados manualmente várias vezes.
- Projetos são entregues incompletos e voltam para revisão.
- Informações são transferidas entre sistemas de formas diferentes.
Como identificar: Observe quantas tarefas “voltam” por erros bobos ou indefinição. Mapeie atividades duplicadas — como preencher o mesmo dado em mais de um local.
Impacto: Dobra os gastos de tempo e aumenta risco operacional.
Ação rápida: Aposte em processos mais claros, comunicação horizontal e revisão regular dos fluxos de trabalho. O estudo do setor financeiro citado (Gestão e Planejamento) mostra que automação de processos corta custos em até 30% e elimina boa parte do retrabalho humano com RPA.
5. Falhas constantes na comunicação entre áreas
“Não sabia que o prazo mudou.” “Ninguém me avisou sobre a atualização.” Frases assim se repetem em ambientes onde a comunicação é falha. Com sistemas desconectados e ausência de roteiros claros, a equipe de TI vira “central de boatos” ao invés de um parceiro estratégico das áreas.
Um lembrete: parcerias verdadeiramente estratégicas surgem do contato frequente entre TI e demais setores, ouvindo dores reais, ajustando esforços e compartilhando resultados.
Como identificar: Busque por retrabalhos motivados por ruído na comunicação e falhas em repassar informações. Converse com líderes das equipes de outras áreas; a sensação de “isolamento” ou de “TI em silo” é indicação clara.
Impacto: Projetos emperram e as equipes perdem confiança nos resultados da TI.
Ação rápida: Crie canais diretos, como reuniões semanais curtas, atualizações rápidas por e-mail ou painéis digitais. Compartilhe as conquistas e dificuldades para todos entenderem o real cenário.
6. Baixa automação de tarefas rotineiras
Pouca automação resulta em volume crescente de trabalho manual. A Deloitte estima que automação, como RPA, diminui custos de 20% a 40% e aumenta disponibilidade da equipe. O exemplo citado na pesquisa: Banco Santander, que economizou R$ 30 milhões ao ano automatizando processos internos (dotcode.com.br).
- Relatórios manuais, copiados e colados diariamente.
- Integração entre sistemas feita “na mão”.
- Rotinas de verificação realizadas por múltiplos colaboradores, sem padronização.
Como identificar: Liste as tarefas mais repetidas da equipe. O quanto delas poderiam ser automatizadas?
Impacto: Evita escalabilidade, coloca em risco a consistência e consome o tempo do time com tarefas sem valor estratégico.
Ação rápida: Pequenas automações podem ser feitas com ferramentas simples e de baixo custo, como macros no Excel, Power Automate do Microsoft 365, Copilot integrado ao Teams e Outlook.
Automatizar é abrir espaço para a equipe pensar no amanhã.
7. Falta de indicadores, métricas e controles
“Como saber se está melhorando?” Se sua empresa não utiliza indicadores para medir o desempenho da TI, fica impossível enxergar se as iniciativas estão tendo o retorno esperado, onde ajustar ou mesmo justificar investimentos.
Segundo a Forrester Research, empresas que adotaram KPIs em TI tiveram até 45% de aumento operacional e conseguiram identificar pontos de melhoria com clareza.
Como identificar: Pergunte à equipe qual o índice de solicitações solucionadas no prazo. Ou quantos atendimentos são feitos por mês. Não existe dado disponível? Hora de ligar o alerta.
Impacto: Decisões baseadas em “achismo” e falta de visão sobre evolução.
Ação rápida: Mesmo com ferramentas simples, comece a registrar estatísticas básicas: tempo de resposta a chamados, tempo de downtime, volume de demanda recebida e solucionada. A própria estruturação do suporte de TI parte dessa organização de dados e controles para ser referência.
8. Segurança dos dados comprometida ou negligenciada
Deixar a segurança de lado é caminhar no escuro. Vazamentos, invasões e acessos indevidos podem colocar toda a empresa em xeque. Segundo um levantamento do setor (Consistem), a falta de controles e atualização de políticas gera riscos altíssimos para organizações, especialmente com a LGPD em vigor.
Acessos liberados para ex-funcionários ou terceiros sem critério.- Faltam rotinas de atualização e backup eficiente.
- Não há registros claros sobre quem acessou o quê.
Como identificar: Analise rapidamente quem possui os acessos mais críticos e há quanto tempo as políticas de senha ou atualização de sistemas não são revisadas.
Impacto: Prejuízo financeiro grave, sanções legais e danos à imagem.
Ação rápida: Implemente trocas periódicas de senhas, controle rigoroso de acessos e faça auditorias simples em intervalos fixos. Entenda também quando investir em upgrade ou migração de servidores pode aumentar a segurança dos dados — não só a capacidade operacional.
Proteja os dados agora. O prejuízo de um vazamento é imprevisível.
Diagnóstico rápido: como um diretor pode agir já
Identificar problemas é só o primeiro passo. Algumas ações práticas para quem quer virar o jogo:
- Peça relatórios semanais dos chamados abertos e fechados. Analise padrões e repetições.
- Crie listas dos principais processos críticos e cronometrar quanto tempo levam na prática.
- Converse abertamente com usuários e áreas parceiras. Pergunte sobre pontos de atrito.
- Checar tempos de downtime, mesmo que de forma manual. Anote cada falha, não ignore pequenas quedas.
- Reforce pequenas automações e treine a equipe para buscar sempre que possível melhorias nos próprios fluxos.
Não ficou claro por onde começar? Talvez seja a hora de buscar um apoio especializado. Empresas como a Altcom atuam ouvindo de perto cada cliente, acompanhando processos, realizando visitas e aplicando a metodologia Altcom 365, cujo foco é prevenção, acompanhamento constante e escuta ativa de quem está na rotina.
Conclusão: pequenas ações fazem diferença — e abrir os olhos é o primeiro passo
A baixa eficiência operacional em TI não surge do nada. Normalmente é o acúmulo de pequenos sinais ignorados, que se transformam em gargalos, indisponibilidades frequentes ou crises maiores. Mapear sintomas, testar pequenas ações sem grandes investimentos e compartilhar problemas com especialistas podem ser os diferenciais para retomar o controle da operação.
A Altcom acredita que escutar os clientes, buscar relações duradouras e agir preventivamente mudam o jogo, trazendo segurança e resultados consistentes para empresas de todos os portes. Se você se viu neste cenário, busque mais informações sobre como nossa metodologia pode transformar a relação da sua empresa com a tecnologia. Agende uma conversa, conheça nossos serviços e ajude a construir um ambiente inovador e seguro para o seu negócio.
Perguntas frequentes sobre eficiência operacional em TI
O que é eficiência operacional em TI?
Eficiência operacional em TI diz respeito à capacidade de entregar resultados esperados — como suporte, manutenção, projetos e segurança — de maneira rápida, segura e com o menor desperdício de recursos possível. Significa alinhar tecnologia, processos e pessoas para que a empresa consiga atender suas necessidades sem excesso de esforço, gargalos ou falhas repetidas.
Quais são os sinais de baixa eficiência?
Alguns sinais concretos são: gargalos e atrasos recorrentes nos processos internos, downtime e instabilidades frequentes nos sistemas, excesso de chamados de suporte com os mesmos problemas, alto índice de retrabalho, comunicação ruim entre áreas, pouca automação de tarefas rotineiras, falta de indicadores para medir desempenho e falhas na segurança de dados.
Como melhorar a eficiência em TI?
Comece mapeando os principais processos e ouvindo a equipe de TI e usuários. Implemente pequenas automações, revise rotinas e padronize procedimentos. Crie controles básicos de desempenho, como registros de chamados e tempos de resposta. Com o tempo, invista na integração entre sistemas e busque apoio especializado quando perceber que as ações internas não estão surtindo efeito suficiente.
A baixa eficiência afeta os resultados?
Sim. Impacta diretamente nos custos, faz a empresa perder tempo (e dinheiro), gera insatisfação do cliente e pode prejudicar a reputação. Indisponibilidades, retrabalho e segurança precária podem trazer problemas ainda maiores, como perdas contratuais e gastos extras com correções.
Quais ferramentas ajudam na eficiência em TI?
Ferramentas de automação de processos (como RPA), sistemas de chamados, softwares de gestão integrada e monitoramento de rede são exemplos práticos. Mesmo soluções simples, como automações em planilhas ou integrações entre sistemas conhecidos, já fazem muita diferença na rotina. O importante é mapear o que pode ser ajustado com os recursos atuais e, quando necessário, buscar soluções mais avançadas.